Implementace
Mohu provádět změny v probíhajícím projektu? Pokud máte dostatečná oprávnění, můžete provádět změny v jakémkoli projektu. Oprávnění má vedení společnosti nebo projektoví manažeři.
Kde zjistím stav probíhajícího projektu? Přehled projektů obsahuje informace o tom, kolik % prací je dokončeno. Po otevření projektu máte k dispozici kompletní přehled o stavu všech úkolů včetně plánovaného data dokončení.
Mohu vytvořit proces skládající se ze dvou „mikroprocesů“? Ano. Jednotlivé procesy lze propojit podle potřeby.
Co když potřebujete udělat práci, která není součástí projektu? Pro tyto případy doporučujeme vytvořit jeden firemní projekt nazvaný například "Individuální úkoly" a přidávat do něj dílčí práce, které s ničím jiným nesouvisejí.
Co se stane, když zaměstnanec nedokončí úkol včas? Ikona upozornění okamžitě informuje projektového manažera o riziku zpoždění projektu. V přehledu dílčích úkolů je úkol viditelně označen jako nesplněný. Záleží jen na manažerovi, jak zareaguje. Může například urgovat řešitele, předat práci někomu jinému nebo posunout termín dokončení.
Mohu pracovat na úkolech, které nejsou prioritou, ale mám je ve svém pracovním plánu? Asistent navrhuje, ale neomezuje. Seznam úkolů, na kterých je třeba pracovat, seřadí podle priorit celé společnosti a přesně vám řekne, kdy by měla být práce dokončena. Pokud dodržíte termíny dodání, můžete upravit jejich pořadí. V takové situaci si nemusíte být plně vědomi možného dopadu na jiné projekty a můžete snadno zpozdit termíny dalších projektů.
Je APUtime k dispozici také jako mobilní aplikace, nebo je nutné pracovat přes webový prohlížeč? K dispozici je také zjednodušená mobilní aplikace.
Na základě čeho se asistent rozhoduje v případě projektů se stejnou prioritou? Hlavní prioritou virtuálního projektového asistenta je čas dokončení projektu. Asistent si pro daný projekt vyhrazuje čas a lidské zdroje. V případě překrývajících se projektů, např. z důvodu nedostatku zdrojů, vás asistent upozorní, že projekt nelze dokončit v daném termínu. Asistent vám umožní plán obejít, ale vždy vás o problému informuje. Vedoucí projektu musí rozhodnout, co má nejvyšší prioritu. Má možnost přidělit více zdrojů a urychlit práci nebo posunout termín dokončení.
Je možné propojit/integrovat APUtime s jinými programy/nástroji? Ano, APUtime lze integrovat se všemi systémy na adrese www.make.com. Nicméně než začnete s integrací, promyslete si, čeho přesně chcete dosáhnout. Propojení dvou systémů je snadné, chyby se vyskytují ve scénářích, které vás na první pohled nenapadnou (výjimky z nastaveného procesu, chyby ve vstupních datech apod.). Integraci je obvykle lepší přenechat profesionálům.
Co má umělá inteligence na starosti? Umělá inteligence neustále optimalizuje pracovní rozvrh. Oranžovým nebo červeným varováním upozorňuje řešitele a manažery na úkoly, kterým hrozí zdržení kvůli okolnostem nebo které již byly zpožděny. O všem důležitém vás také informuje prostřednictvím upozornění a/nebo e-mailu.
Je možné připojit soubor k úkolu nebo projektu? Ano, je. Do projektu nebo přímo do úkolu můžete umístit přílohu, odkaz ze sdíleného úložiště nebo odkaz na YouTube či Vimeo. Příloha bude viditelná pro všechny uživatele, kteří mají práva k projektu.
Je nutné nainstalovat APUtime? APUtime není třeba instalovat. S internetovým prohlížečem je to zcela dostačující. Můžete také použít aplikaci pro chytré telefony
Potřebujeme nějaké školení pro práci s APUtime? Práce s APUtime je velmi jednoduchá a intuitivní. Pro základní školení stačí pětiminutová ukázka s interaktivním průvodcem, který je k dispozici ihned po registraci. Můžete se také zdarma zúčastnit pravidelné hodinové ukázky, ve které odpovídáme na vaše dotazy. Případně využijte individuální demo, ve kterém se budeme soustředit pouze na vás. Na webu a v aplikaci je také připravena kompletní dokumentace a těm, kteří neradi čtou, pomůže série videí "jak na to". Pro větší týmy máme připravenou další úroveň pomoci. Zkušení procesní konzultanti, integrátoři pro napojení dalších systémů a další specialisté. V případě zájmu kontaktujte naši technickou podporu. Rádi vám vyjdeme vstříc.
Lze APUtime použít jako CRM systém? APUtime je určen především pro autonomní a dynamické řízení procesů, nikoli jako náhrada za CRM systémy. Zatímco APUtime v současné době neobsahuje funkce, jako jsou databáze kontaktů, historie komunikace, nebo nástroje pro budování obchodních vztahů, chápeme důležitost bezproblémové integrace. Proto s potěšením oznamujeme, že funkce související s CRM jsou na naší roadmapě! Mezitím můžete snadno propojit APUtime s vaším stávajícím CRM systémem přes Make, což vám umožní efektivně řídit zpracování objednávek na úrovni jednotlivých zaměstnanců.
Licence
Je možné poskytnout našim klientům přístup, aby mohli sledovat, jak celý proces probíhá? Ano, tuto možnost využívá mnoho klientů. Stačí jen přidat klienty jako manažery pro zakázky, které se jich týkají. Poté mohou sledovat celý postup prací.
Jaký je rozdíl mezi zaměstnancem a manažerem? Rozdíl je v úrovni práv na přístup k informacím. 1. Zaměstnanec (Zaměstnanec nebo externí pracovník, který plní úkoly.) 2. Manažer (Může vytvářet a upravovat projekty, ke kterým má práva) 3. Vedení (Má plný přístup ke všem projektům a spravuje odběry).
Cena APUtime závisí na počtu zaměstnanců a manažerů. Podívejte se na naši jednoduchou kalkulačku, která počítá nejen cenu, ale také průměrné roční úspory.
Zaplatím automaticky po skončení zkušebního období? Platit můžete začít, jakmile budete chtít službu APUtime plně využívat. Po skončení platnosti licence na testování přestane asistent samostatně plánovat a přenechá řízení projektu vám. Všechna vaše data však zůstanou zachována a budou připravena k opětovné aktivaci po zaplacení licence. Pokud platbu neprovedete do šesti měsíců, připomeneme vám, že vaše data budou smazána, abyste je mohli včas archivovat, a po sedmi měsících bez platby budou všechna data automaticky smazána.
Jak funguje časově omezená „zkušební“ licence? Zkušební licence není funkčně omezena. Jediným omezením je doba jejího trvání. Pokud potřebujete více času na vyzkoušení APUtime, neváhejte nás kontaktovat.
Mohu mít zaměstnance na částečný úvazek nebo externí pracovníky, kteří jsou k dispozici jen několik hodin týdně/měsíčně? Při zahájení používání služby APUtime upravte výchozí pracovní dobu pro celou společnost. Podle potřeby ji můžete upravit pro jednotlivé osoby. Nastavte tyto hodiny také pro dodavatele, kteří do firmy docházejí jen v určité dny, a asistentka bude plánovat úkoly jen na dobu, kdy jsou k dispozici.
Je APUtime cloudové nebo on-premise řešení? APUtime je čistě cloudové řešení, on-premise variantu nenabízíme.
Integrace
Je APUtime připojen k balíčku kancelářského softwaru Office 365 a Google Apps? APUtime umožňuje integraci kalendáře (ať už preferujete Microsoft Outlook, nebo Google Calendar), aby se naplánované úkoly nekřížily například se schůzkami nebo jinými událostmi, které máte označené v kalendáři. Kromě toho APUtime nabízí také cloudové řešení, např. s Diskem Google. Na Disk Google si můžete uložit vše, co potřebujete.
Je možné přenést data z jiného systému? Je to možné! Díky skvělým integracím můžeme přenášet data nejen z Asany, ale spolupracujeme i s dalšími existujícími nástroji. Pomocí APUtime můžete získat přístup ke všemu, na čem jste pracovali v několika dalších programech. Můžete nechat APUtime, aby vám vytvořil ideální pracovní plán!
